Glossar Geschäftsreisemanagement
Dreißig Begriffe aus dem Geschäftsreise- und Reisekostenmanagement, jeweils in zwei bis drei Sätzen erklärt.
Buchung und Dienstleister
TMC (Travel Management Company)
Ein Geschäftsreisebüro, das Buchung, Beratung und Abrechnung für Unternehmen übernimmt. Es tritt gegenüber Airlines, Hotels und Bahn als Mittler auf und liefert Reportingdaten zurück. Die Erlöse stammen aus Servicegebühren des Kunden und aus Zahlungen der Leistungsträger.
Online-Buchungstool (OBE, Online Booking Engine)
Die Oberfläche, in der Reisende selbst buchen, meist angebunden an das Reisebüro und an die Reiserichtlinie. Das Werkzeug prüft Regeln während des Buchens und löst Genehmigungen aus. Gebräuchlich ist auch die Bezeichnung Self Booking Tool.
GDS (Global Distribution System)
Ein Vertriebssystem, über das Reisebüros Flüge, Hotels und Mietwagen buchen. Die großen Anbieter sind Amadeus, Sabre und Travelport. Das GDS liefert die Datengrundlage für einen großen Teil des Reportings.
NDC (New Distribution Capability)
Ein von der IATA entwickelter Standard, über den Airlines ihre Angebote direkt und in eigener Zusammenstellung an den Vertrieb geben. Für Unternehmen bedeutet das mehr Tarifvielfalt und zugleich mehr Aufwand beim Vergleich. Welche Inhalte über NDC verfügbar sind, unterscheidet sich je Airline.
Firmenrate
Ein mit Airline, Hotel oder Mietwagenanbieter verhandelter Preis, der an das Unternehmen gebunden ist. Voraussetzung ist meist ein zugesagtes Volumen. Ob die Rate wirkt, hängt davon ab, ob sie in allen Buchungswegen hinterlegt ist.
Rate Loading
Das Einspielen verhandelter Raten in die Buchungssysteme. Eine Rate, die verhandelt, aber nicht korrekt eingespielt ist, erscheint beim Buchen nicht. Die Kontrolle der Einspielung gehört deshalb zum Vertragsabschluss.
Leakage
Buchungen, die am vorgesehenen Weg vorbeilaufen, etwa direkt beim Anbieter oder über ein privates Portal. Diese Reisen erscheinen nicht im Reporting und fallen aus Rahmenverträgen und Fürsorgepflicht heraus. Die Ursache liegt häufiger in der Benutzbarkeit des Buchungswegs als in Unwilligkeit.
Steuerung und Richtlinien
Reiserichtlinie
Die Regelung, wer unter welchen Bedingungen reisen, buchen und genehmigen darf. Sie legt Klassen, Preisgrenzen, Buchungswege und Ausnahmen fest. Wirksam wird sie erst, wenn ihre Regeln im Buchungssystem abgebildet sind.
Reisekostenrichtlinie
Die Regelung der Erstattung nach der Reise, also welche Belege, Pauschalen und Fristen gelten. Sie wird häufig mit der Reiserichtlinie verwechselt, betrifft aber die Abrechnung statt die Buchung. In vielen Unternehmen liegen beide bei verschiedenen Abteilungen.
Policy Compliance
Der Anteil der Buchungen, der den Regeln der Reiserichtlinie entspricht. Die Kennzahl sagt wenig aus, solange nicht festgelegt ist, welche Abweichung als Verstoß zählt. Eine niedrige Quote ist oft ein Hinweis auf unpraktikable Regeln.
Genehmigung vor der Reise (Pre-Trip Approval)
Ein Verfahren, bei dem eine Reise vor der Buchung freigegeben wird. Es wirkt auf die Kosten, weil es die Reise selbst infrage stellt und nicht nur ihren Preis. Der Preis dafür ist Zeitverlust, der kurzfristige Buchungen teurer macht.
Travel Governance
Die Frage, wer im Unternehmen über Reisen entscheidet und wer die Regeln verantwortet. Reisen berühren Finanzen, Personal, Einkauf und IT, ohne dass eine Stelle den Gesamtprozess führt. Fehlende Governance zeigt sich daran, dass jede Abteilung eigene Zahlen hat.
Veranstaltungsrichtlinie
Das Gegenstück zur Reiserichtlinie für Tagungen und Veranstaltungen. Sie regelt Genehmigung, Einkauf, Budget und Nachweise. In vielen Unternehmen fehlt sie, obwohl die Beträge denen der Reisekosten nahekommen.
Kosten und Zahlung
Reisekostenabrechnung
Die Erstattung der Auslagen nach der Reise, meist in einem eigenen System. Hier laufen steuerliche Anforderungen und Belegpflichten zusammen. Aus ihren Daten lassen sich Kosten auswerten, die in der Buchung nie auftauchen.
Verpflegungsmehraufwand
Ein steuerlicher Pauschbetrag für die Mehrkosten der Verpflegung auf Dienstreisen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer und Land. Belege sind dafür nicht erforderlich. Mahlzeiten, die der Arbeitgeber stellt, kürzen den Betrag.
Firmenkreditkarte
Eine auf den Reisenden ausgestellte Karte für Reiseausgaben. Je nach Ausgestaltung haftet das Unternehmen oder die reisende Person. Die Kartenumsätze sind eine eigene Datenquelle und zeigen Ausgaben, die weder in der Buchung noch in der Abrechnung erscheinen.
Zentrales Reisestellenkonto
Ein auf das Unternehmen laufendes Abrechnungskonto, über das Flüge und Bahnfahrten gesammelt bezahlt werden, ohne dass Reisende in Vorleistung gehen. Es liefert eine vollständige und früh verfügbare Datenbasis. Gebräuchlich ist auch die Bezeichnung Lodged Card.
Virtuelle Kreditkarte
Eine für einen einzelnen Vorgang erzeugte Kartennummer, meist mit Betrags- und Zeitgrenze. Typischer Einsatz sind Hotelzahlungen und Buchungen für Dritte. Der Abgleich zwischen Zahlung und Buchung wird dadurch eindeutig.
Total Cost of Trip
Die Betrachtung aller Kosten einer Reise statt nur des Ticketpreises, einschließlich Gebühren, Stornierungen, Arbeitszeit und Nacharbeit. Der Ansatz erklärt, warum der günstigste Tarif nicht die günstigste Reise sein muss. Belastbar wird er nur mit zusammengeführten Daten.
Daten und Kennzahlen
Nutzungsquote (Adoption Rate)
Der Anteil der Buchungen, der über den vorgesehenen Weg läuft. Sie ist die Gegenzahl zu Leakage und meist die erste Kennzahl, die sich lohnt. Eine hohe Quote ist die Voraussetzung dafür, dass alle anderen Zahlen stimmen.
Vorausbuchungszeit
Der Abstand zwischen Buchung und Abreise. Sie wirkt auf den Flugpreis stärker als die meisten Verhandlungsergebnisse. Steuerbar ist sie nur über Prozesse, die früher feststehen, etwa die Terminplanung.
Einsparung und vermiedene Mehrkosten
Zwei Größen, die oft vermischt werden. Eine Einsparung senkt die tatsächlichen Ausgaben gegenüber dem Vorjahr, vermiedene Mehrkosten beschreiben die Differenz zu einem teureren Angebot. Im Budget sichtbar ist nur die erste.
Datenkonsolidierung
Das Zusammenführen von Buchungs-, Abrechnungs- und Kartendaten zu einem Bild. Die Schwierigkeit liegt in unterschiedlichen Stichtagen, Abgrenzungen und Bezeichnungen. Ohne diesen Schritt hat jede Abteilung eine eigene Zahl.
Fürsorge und Recht
Fürsorgepflicht (Duty of Care)
Die Pflicht des Arbeitgebers, Beschäftigte auf Dienstreisen vor vorhersehbaren Gefahren zu schützen. Dazu gehören Information vor der Reise, Erreichbarkeit während der Reise und ein geregeltes Vorgehen im Notfall. Sie setzt voraus, dass das Unternehmen weiß, wer wo unterwegs ist.
Travel Risk Management und ISO 31030
Das Verfahren, mit dem Reiserisiken bewertet und behandelt werden. ISO 31030 ist ein Leitfaden dazu und kein zertifizierbarer Standard. Der Nutzen liegt in der Vorbereitung, nicht in der Reaktion.
A1-Bescheinigung
Der Nachweis, dass eine entsandte Person im Heimatland sozialversichert bleibt. Sie ist bei Tätigkeiten im EU-Ausland, in der Schweiz und im EWR mitzuführen, auch bei kurzen Terminen. Kontrollpraxis und Bußgelder unterscheiden sich je Land.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Bei Reisethemen berührt, sobald Verhalten oder Leistung überwacht werden können oder Abrechnungsdaten personenbezogen ausgewertet werden. Betroffen sind typischerweise Buchungs- und Abrechnungssysteme sowie Ortungsdienste. Die Beteiligung gehört an den Anfang eines Vorhabens.
Tagungen und Nachhaltigkeit
MICE
Sammelbegriff aus Meetings, Incentives, Conventions und Exhibitions für das Veranstaltungsgeschäft. Im Unternehmen liegen diese Ausgaben häufig verstreut bei Fachbereichen und Marketing. Der Begriff ist im Markt gebräuchlich, außerhalb der Branche aber unverständlich.
Strategisches Meeting Management (SMM)
Die Bündelung von Tagungen und Veranstaltungen unter gemeinsamen Regeln, Einkaufswegen und Kennzahlen. Ziel ist, Volumen und Risiken überhaupt sichtbar zu machen. Der erste Schritt ist meist eine Erhebung, was im Haus tatsächlich stattfindet.
Bleisure und Workation
Zwei Formen der Vermischung von Dienstreise und privatem Aufenthalt. Bleisure bezeichnet private Tage im Anschluss an eine Dienstreise, Workation das Arbeiten von einem frei gewählten Ort. Beide werfen Fragen zu Versicherung, Steuer und Arbeitszeit auf, die vor der Zusage geklärt sein sollten.
Dieses Glossar gibt die Praxis im Geschäftsreisemanagement wieder und ist keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung.
Ausführlicher behandeln die Beiträge im Blog einzelne dieser Themen.