Meetings und Veranstaltungen
Was Tagungen im Jahr kosten, weiß in vielen Unternehmen niemand
Das Budget liegt verteilt in Fachbereichen, im Marketing und im Vertrieb. Jede Stelle kennt ihren Teil. Die Summe kennt niemand, und ohne Summe gibt es weder eine Verhandlungsposition noch eine Grundlage für Entscheidungen.
Worum es hier nicht geht
ExpenSight plant keine Veranstaltungen, produziert keine und wählt keine Agentur aus. Das machen Agenturen, und sie machen es besser.
Diese Seite richtet sich an die andere Seite des Tisches, an Unternehmen, die Agenturen beauftragen und dabei feststellen, dass sie weder ihr Volumen noch ihre eigenen Regeln kennen.
Was sich klären lässt
Das Volumen. Es lässt sich aus vorhandenen Daten rekonstruieren, aus Kreditorenbuchhaltung, Kostenstellen, Reisedaten und Kartenumsätzen. Eine exakte Zahl kommt dabei selten heraus, eine belastbare Größenordnung fast immer.
Die Zuständigkeit. Wer darf beauftragen, ab welchem Betrag entscheidet wer mit, und wo endet die Freiheit des Fachbereichs.
Die Schnittstelle zu den Reisen. Teilnehmeranreise, Hotelkontingente und Fürsorgepflicht hängen am Reiseprogramm, werden aber häufig getrennt davon eingekauft.
Typische Ergebnisse
- eine belastbare Größenordnung des jährlichen Volumens
- ein schlankes Mindestmodell aus Genehmigung, Beauftragung und Abrechnung
- benannte Zuständigkeiten zwischen Fachbereich, Einkauf und Travel Management
- eine Anbindung an das Reiseprogramm dort, wo sie Geld oder Fürsorge betrifft
Woher ich das kenne
Von beiden Seiten. Zu meinem eigenen Reisebüro gehörte eine Abteilung, die Tagungen und Veranstaltungen für Firmenkunden organisiert hat. Später, als Kunde, hatte ich bei einem Automobilzulieferer regelmäßig mit dem internen Veranstaltungsservice zu tun.
Zum Thema erscheint 2027 mein Fachbuch zum Strategischen Meeting Management.