Projektleitung Travel & Expense

Vorhaben, die ich leite

• Globale Rollouts von Travel- und Expense-Plattformen über Landesgesellschaften hinweg, in Wellen geplant
• Harmonisierung getrennter Systemlandschaften nach Carve-out, Spin-off oder Übernahme
• Anbindung von Add-ons und Schnittstellen zu ERP-, HR- und Finanzsystemen
• Aufbau einer zentralen Travel-Funktion als konzernweite Kompetenz- und Servicestelle

Wie ich sie führe

• Anforderungsaufnahme über die beteiligten Länder, Konsolidierung und Priorisierung
• Definition des globalen Zielprozesses und begründete Festlegung notwendiger lokaler Abweichungen
• Fit-to-Standard- und Fit-Gap-Betrachtung, Bewertung der Machbarkeit
• Systemanalyse von Konfiguration, Expense-Typen, Workflows, Genehmigungslogiken und Schnittstellen als Grundlage der Zielarchitektur
• Abbildung der Reiserichtlinie im System einschließlich Genehmigungs- und Prüflogiken
• Entscheidungsvorlagen für offene Prozess-, System- und Architekturfragen
• Steuerung von Abhängigkeiten, Risiken, Entscheidungen und Eskalationen
• Berichterstattung an Management und Steering Committee, Überwachung von Zeitplan, Ressourcen und Qualität

Bis zur Übergabe

• Teststrategie vom Systemtest über Integration und End-to-End bis zum Abnahmetest
• Datenanalyse, Datenbereinigung und Migration
• Cutover, Go-live und Hypercare
• Change-Management, Kommunikation und Schulung für Reisende, Buchende und Genehmigende
• Supportmodell, Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt und dokumentiert übergeben

Schnittstellen

Travel- und Expense-Vorhaben scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand die Beteiligten zusammenhält. Ich arbeite im Dreieck aus Finance, HR und IT, dazu Einkauf, Steuern, Datenschutz und Betriebsrat, und koordiniere die Key User und lokalen Ansprechpartner in den Ländern. Dazu die Steuerung externer Dienstleister: Reisebüros, Systemanbieter und Implementierungspartner, mit Leistungskennzahlen, Eskalationswegen und regelmäßigen Business Reviews.

Systeme aus Projekten

SAP Concur Travel und Expense als zentrale Plattform, einschließlich Rollout, Administration sowie Release- und Change-Steuerung. Dazu Online-Booking-Engines und Add-ons wie Cytric, Navan und Yokoy, sowie die Schnittstellen zu ERP-, HR- und Finanzsystemen.

Methodik

Projektmanagement klassisch, agil und hybrid, je nachdem, was das Vorhaben verlangt. Scrum Master und Product Owner, zertifiziert bei scrum.org. Dazu Prozessoptimierung und Change Management.

Sprachen

Deutsch als Muttersprache, Englisch verhandlungssicher. Internationale Projekte führe ich in beiden Sprachen.