Expense_Alert

Warum der Travel Ban selten wirkt

Ein Reisestopp per Rundmail ist schnell verschickt. Nach wenigen Tagen gilt trotzdem fast jede Reise als geschäftskritisch, weil niemand festgelegt hat, was das heißt und wer im Einzelfall darüber entscheidet. Bereits gebuchte Reisen laufen weiter, und was ihre Stornierung kosten würde, weiß niemand. Im Buchungstool und auf den Firmenkarten ändert sich nichts, also wird weiter gebucht.

Andere Folgen zeigen sich erst später. Firmenraten bei Fluggesellschaften und Hotels hängen oft an zugesagten Mindestumsätzen. Bricht das Volumen ein, drohen Nachforderungen oder der Verlust von Rabatten. Und eine Sparmaßnahme, die eigentlich befristet war, bleibt ohne klare Regel für den Ausstieg oft über Monate stehen, auch wenn der Anlass längst vorbei ist.

Für wen

Unternehmen ab etwa 75 regelmäßig Reisenden. Ansprechpartner sind Geschäftsführung und Finanzleitung. Expense_Alert passt, wenn ein Sparbeschluss gefallen ist, und ebenso schon vorher, wenn der Plan für den Ernstfall beschlussreif in der Schublade liegen soll.

Was Sie erhalten

• Eine Definition, welche Reisen und Veranstaltungen geschäftskritisch sind und wer darüber entscheidet
• Drei vorbereitete Stufen, von der Verschärfung bis zum Travel Ban mit Ausnahmen, jede mit einer Regel für den Ausstieg
• Eine Sofortregelung als Anweisung der Geschäftsleitung. Sie gilt ab dem Beschluss und wartet nicht auf die überarbeitete Reiserichtlinie
• Wertgrenzen für Buchungen ohne Freigabe, ein Protokoll für Ausnahmen und die Einstellungen für Buchungstool und Firmenkarten
• Den Umgang mit gebuchten Reisen, geplanten Reisen, Meetings und Events, einschließlich der Verträge mit Mindestumsätzen
• Fertige Texte für Führungskräfte, Reisende und Dienstleister
• Eine Liste, wer was wo bis wann umsetzt, und die Beschlussvorlage für die Geschäftsleitung

Was ich vorab brauche

Die Reiserichtlinie, das Reporting Ihres Reisebüros und die Liste der gebuchten Reisen der kommenden Wochen. Dazu die Planung Ihrer Meetings und Events mit den Stornobedingungen, Ihre Rahmenverträge und die Verträge zu den Firmenkarten. Kommt Expense_Alert nach einer Reisekosten-Diagnose, liegt das meiste schon vor.

Was Expense_Alert nicht leistet

Ich storniere nichts, buche nichts um und stelle keine Systeme selbst ein. Das übernehmen Ihr Reisebüro und Ihre Dienstleister nach dem Fahrplan. Fragen des Arbeitsrechts, des Steuerrechts und der Mitbestimmung benennt der Fahrplan.

Konditionen

Die Konditionen für den Fixpreis pro Tag erhalten Sie auf Anfrage. Expense_Alert umfasst zwei Beratertage. Ohne vorherige Reisekosten-Diagnose kommt die Vorbereitung hinzu. Reisekosten werden gesondert berechnet.

Vertraulichkeit Ihrer Unterlagen

Für den Fahrplan braucht ExpenSight Einblick in Ihre Reiserichtlinie, Ihre Buchungen, Ihre Verträge und Ihre Kartendaten. Alles, was Sie übergeben oder in den Gesprächen schildern, behandelt ExpenSight vertraulich. Dazu verpflichtet sich ExpenSight wie folgt:

1. Ihre Unterlagen und Informationen werden ausschließlich für die Erstellung Ihres Fahrplans genutzt, auch mit KI-Werkzeugen, die Inhalte nicht zum Training verwenden.
2. ExpenSight gibt sie nicht an Dritte weiter, insbesondere nicht an Reisebüros, Buchungsplattformen, Hotels, Fluggesellschaften, Kartenherausgeber oder andere Anbieter. Das gilt auch für Ihre Verträge und Konditionen.
3. Ihre Unterlagen erscheinen in keiner Veröffentlichung, keinem Vortrag und keinem Seminar. Allgemeine Erfahrungen fließen nur ein, wenn kein Rückschluss auf Ihr Unternehmen oder auf Personen möglich ist.
4. Enthalten Ihre Unterlagen personenbezogene Daten, etwa Namen von Reisenden, schließen wir vor der Übergabe eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Wo es für den Fahrplan genügt, reichen anonymisierte oder zusammengefasste Auswertungen.
5. Ihre Unterlagen werden 30 Tage nach Übergabe des Fahrplans gelöscht, auf Wunsch früher. Der Fahrplan selbst gehört Ihnen.
6. Die Verpflichtung gilt unbefristet, auch über den Auftrag hinaus.
7. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, die ExpenSight rechtmäßig von Dritten erhalten hat oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten offengelegt werden müssen.

Auf Wunsch unterzeichnet ExpenSight auch die Vertraulichkeitsvereinbarung Ihres Unternehmens.