Welche Reisekennzahlen der Mittelstand wirklich braucht

Die meisten Reiseberichte zählen. Sie zeigen, wie viele Flüge und Hotelnächte gebucht wurden und was das alles gekostet hat. Das ist nützlich, beantwortet aber nur die Frage, was passiert ist. Wer ein Reiseprogramm steuern will, muss wissen, warum es passiert ist und was sich daran ändern lässt.

Vorweg eine ehrliche Einschränkung. Nicht jedes Unternehmen braucht ein ausgefeiltes Kennzahlensystem. Wo wenige Mitarbeitende reisen und eine Person alle Reisen genehmigt, lässt sich ein Programm oft auch ohne formales Kennzahlen-Set vernünftig führen. Interessant wird das Thema erst, wenn das Reisevolumen so groß geworden ist, dass sich das Programm nicht mehr aus dem Bauch heraus überblicken lässt, typischerweise ab mehreren hundert reisenden Mitarbeitenden oder sobald eine Berichtspflicht zur Nachhaltigkeit ansteht.

Fünf Kennzahlen für den Anfang

Für ein mittelständisches Unternehmen genügt zum Einstieg ein kleines Set, das sich mit überschaubarem Aufwand erheben lässt.

• Gesamtreisekosten je Periode, als Basisgröße für alles Weitere.
• Durchschnittskosten je Reise, also die Gesamtkosten geteilt durch die Zahl der Reisen. Im Vergleich zur Vorperiode zeigt sich hier früh, wenn sich am Markt etwas verschiebt.
• Reisemix nach Verkehrsmittel. Wie sich die Reisen auf Bahn und Flugzeug verteilen, verrät, wo sich Kosten und Emissionen zugleich senken lassen.
• Einhaltungsquote der Richtlinie, also der Anteil der Buchungen, die der Reiserichtlinie entsprechen. Sie zeigt, ob die Richtlinie wirkt oder nur im Intranet steht.
• CO₂-Emissionen auf Basis der gereisten Kilometer und eines Emissionsfaktors je Verkehrsmittel. Kunden und Investoren fragen danach, auch wenn keine Berichtspflicht besteht.

Wer weitergehen möchte, ergänzt später die Online-Buchungsquote und eine kurze Zufriedenheitsabfrage nach der Reise.

Der Aufwand liegt woanders als gedacht

Ein solches Set lässt sich aus dem Bericht des Reisebüros und der Kartenabrechnung in wenigen Stunden pro Monat pflegen. Viel Zeit kostet vor allem der Anfang, denn jede Kennzahl braucht eine klare Definition und jemanden, der sie verantwortet. Ist das einmal geklärt, läuft die monatliche Pflege fast nebenher.

Vorsicht ist beim Ausbau geboten. Wer von einfachen Kostenübersichten direkt zu Prognosemodellen springen will, produziert in den meisten Organisationen Zahlen, die niemand liest. Sinnvoller ist ein Ausbau in Stufen, jeweils erst dann, wenn die vorhandenen Kennzahlen tatsächlich zu Entscheidungen führen. Eine Kennzahl, die nur noch erhoben und nicht mehr besprochen wird, kostet Arbeitszeit und steuert nichts.

Mein Rat an Geschäftsführung und Controlling lautet deshalb, mit wenigen Zahlen zu beginnen und sie jedes Quartal gemeinsam mit den Verantwortlichen anzuschauen, bevor weitere dazukommen.

Zum Weiterlesen:

Gemeinsam hinschauen: