Was ein Geschäftsreisebüro wirklich verdient

Wer ein Reisebüro für Geschäftsreisen ausschreibt, schaut zuerst auf die Servicegebühr. Sie steht im Angebot ganz oben und lässt sich leicht vergleichen. Über die Kosten der Partnerschaft sagt sie allerdings wenig.

Im deutschsprachigen Markt lagen die Gebühren für eine Online-Flugbuchung in den vergangenen Jahren meist zwischen 8 und 18 Euro. Davon kann kein Reisebüro sein Personal und einen Notfalldienst rund um die Uhr bezahlen. Die sichtbare Gebühr ist nur der Teil der Vergütung, den der Kunde direkt bezahlt, und der Rest fließt über Kanäle, die im Angebot selten auftauchen.

Vier Modelle, vier Anreize

• Gebühr pro Buchung. Weit verbreitet und gut über die Online-Quote steuerbar. Sie belohnt allerdings Volumen, und jede Umbuchung kostet extra.
• Gebühr pro Reise. Günstig bei komplexen Reisen. Wer meist einfache Hin- und Rückflüge bucht, zahlt rechnerisch die aufwendigen Reisen anderer mit.
• Managementgebühr. Ein fester Betrag pro Zeitraum, planbar für große und stabile Programme. Sinkt das Volumen, bleibt die Rechnung gleich.
• Kostenaufschlag. Maximale Transparenz bei hohem Prüfaufwand, nach meiner Erfahrung erst bei sehr großen Volumina sinnvoll.

Selten gestellt wird die Frage, was die Gebühr eigentlich auslöst. Wird jeder Kontakt einzeln berechnet, erzeugt eine Reise mit zwei Umbuchungen drei Gebühren. Wird nur die Buchung berechnet, wird jede Rückfrage für das Reisebüro zum reinen Aufwand. Beides lässt sich vertreten, neutral ist keins von beiden, und deshalb gehört jeder Auslöser einzeln in den Vertrag.

Was im Angebot fehlt

Neben der Servicegebühr verdient ein Reisebüro an weiteren Stellen mit, etwa über Provisionen von Hotels oder Bonuszahlungen von Airlines. Jede dieser Quellen setzt einen eigenen Anreiz, der nicht immer mit Ihrem Interesse übereinstimmt. Ein provisionsfreier Hotelpreis kann für Sie günstiger sein und für das Reisebüro trotzdem uninteressant.

Die bessere Frage

Bitten Sie deshalb jedes Reisebüro in der Ausschreibung, alle Erlösquellen offenzulegen, die es aus Ihrem Programm erzielt. Schon die Bereitschaft zu einer vollständigen Antwort verrät viel. Ein auffällig niedriges Gebührenangebot zeigt Ihnen vor allem, wo der Anbieter sein Geld stattdessen erwartet.

Fair ist auch die Gegenposition. Provisionen finanzieren seit Jahrzehnten Serviceleistungen wie einen weltweiten Notfalldienst, den kleine Anbieter kaum stemmen könnten. Für ein kleineres Programm kann das Provisionsmodell deshalb die richtige Wahl sein, solange man sie bewusst trifft.

Mit wachsender Reife verschiebt sich die Rechnung. Je stärker ein Unternehmen seine Reisen steuert, mit eigenen Hotelverträgen und einer hohen Online-Quote, desto weniger bleibt für die indirekten Erlöse übrig, und desto eher lohnt es sich, die Gebühren im selben Zug neu zu verhandeln, statt sie über die gesamte Vertragslaufzeit einfach fortzuschreiben.

Zum Weiterlesen. Die Erlösmodelle der Reisebüros und ihre Folgen für den Einkauf behandle ich ausführlich in meinem Fachbuch „Corporate Travel Management“, das voraussichtlich Ende 2026 erscheint.

Unterstützung bei der Ausschreibung. Ich begleite Unternehmen bei der Ausschreibung ihres Reisebüros und bei der Steuerung danach, von der Leistungsbeschreibung bis zu den regelmäßigen Business Reviews.