Warum KI Ihnen die Ausschreibung des Reisebüros nicht abnimmt

Eine Ausschreibung für das Geschäftsreisebüro gehört zu den aufwendigsten Aufgaben im Travel Management. Fragenkataloge wollen geschrieben und Dutzende Seiten Antworten verglichen werden, oft neben dem Tagesgeschäft und unter Zeitdruck, weil der alte Vertrag ausläuft. Da liegt der Gedanke nahe, diese Arbeit einer KI zu überlassen. Einen Teil davon kann sie tatsächlich übernehmen. Den Kern sollte sie trotzdem nicht bekommen.

Wo KI wirklich hilft

Ausschreibungen enthalten viel Material, das sich für KI eignet. Volumendaten und lange Antworten der Bieter lassen sich schnell strukturieren und vergleichen. Eine KI kann Antworten in Vergleichstabellen überführen und prüfen, ob der Vertragstext von der Ausschreibung abweicht. Für Unternehmen ohne eigenes Analyseteam ist das eine echte Entlastung.

Wie groß die Zeitersparnis am Ende ist, lässt sich allerdings kaum seriös beziffern. Die eindrucksvollen Zahlen, die im Markt kursieren, stammen meist von Anbietern, die solche Werkzeuge selbst verkaufen.

Was sie nicht leisten kann

Die wichtigste Arbeit geschieht vor dem ersten Fragebogen. Welche Anforderungen sind für Ihr Programm verhandelbar, und wo liegt das eigentliche Problem, das die Ausschreibung lösen soll? Diese Fragen kann eine KI nicht beantworten, weil sie Ihre Reisenden und Ihre internen Konflikte nicht kennt.

Dazu kommt ein Punkt, den ich für unterschätzt halte. Eine KI vergleicht, was die Bieter angeben. Wie ein Reisebüro sein Geld verdient, steht aber zu einem guten Teil gar nicht im Angebot, etwa in Provisionen oder Bonuszahlungen von Airlines. Wer diese Lücken nicht kennt, bekommt von der KI einen sauberen Vergleich der falschen Zahlen.

Wo sie sogar schaden kann

Drei Risiken verdienen Aufmerksamkeit. Wer Angebotsdaten in ein öffentlich zugängliches Sprachmodell kopiert, gibt vertrauliche Konditionen aus der Hand. Für alles, was Preise berührt, gehören deshalb nur unternehmenseigene oder vertraglich abgesicherte Modelle in Frage.

Außerdem erzeugen Sprachmodelle Aussagen, die überzeugend klingen und trotzdem falsch sind. In einer Ausschreibung mit erheblicher finanzieller Tragweite fällt so ein Fehler oft erst auf, wenn der Vertrag unterschrieben ist. Ein einfaches Gegenmittel ist, dieselbe Frage zwei Modellen unterschiedlich formuliert zu stellen und jede Abweichung von Hand zu prüfen.

Schließlich setzen auch die Bieter längst KI ein, oft mit spezialisierten Werkzeugen. Wenn beide Seiten ihre Texte maschinell erzeugen, klingen die Antworten zunehmend gleich. Der Unterschied zwischen zwei Reisebüros zeigt sich dann eher im Gespräch mit dem Team, das später Ihre Reisenden betreut, und in der Verhandlung am Ende.

Die Verantwortung bleibt beim Menschen

Ein Wechsel des Reisebüros trifft die Reisenden im Alltag, und wenn etwas schiefgeht, steht der Travel Manager dafür ein. Diese Verantwortung lässt sich an kein Werkzeug delegieren. KI kann den Mittelteil einer Ausschreibung beschleunigen. Wer aber Vorbereitung und Verhandlung vernachlässigt, gewinnt Tempo und verliert Substanz.

Zum Weiterlesen. Das Kapitel „TMCs, Modelle und strategischer Einkauf“ meines Fachbuchs „Corporate Travel Management“ vertieft das Thema, die Ausschreibungswerkzeuge selbst enthält der Begleitband. Das Buch erscheint voraussichtlich Ende 2026, auf der Kapitelseite können Sie sich für eine Benachrichtigung eintragen. Zum Kapitel

Unterstützung bei der Ausschreibung. Ich begleite Unternehmen bei der Ausschreibung ihres Reisebüros und bei der Steuerung danach, von der Leistungsbeschreibung bis zu den regelmäßigen Business Reviews. Zur Leistung Einkauf und Providersteuerung